Typowe targi trwają kilka dni, ale przygotowanie stoiska rozpoczyna się znacznie wcześniej. Trzeba ustalić zabudowę, przyłącza, ekspozycję produktów, multimedia i logistykę. W tym układzie wynajem oświetlenia jest czymś więcej niż dostarczeniem kilku lamp na czas wydarzenia. Sprzęt musi pasować do konstrukcji, wysokości montażu, dostępnej mocy i harmonogramu budowy stoiska.
Najpierw potrzebny jest plan stoiska, później lista lamp
Wycena wykonana wyłącznie na podstawie informacji „stoisko ma 40 m²” może być bardzo niedokładna. Dwie ekspozycje o tej samej powierzchni mogą potrzebować zupełnie innych systemów.
Jedna ma czterometrową ścianę z dużym logo i jeden eksponat. Druga składa się z kilkunastu produktów, gablot i miejsca do prezentacji. Właśnie dlatego wynajem oświetlenia na stoisko targowe w Poznaniu warto planować na podstawie rzutu lub wizualizacji zabudowy, a nie jedynie liczby metrów kwadratowych.
Przydatne są informacje o wysokości konstrukcji, położeniu logo, wymiarach produktów i miejscach, w których mają odbywać się spotkania albo prezentacje.
Trzeba znać miejsce montażu opraw
Reflektor umieszczony dwa metry od produktu zachowuje się inaczej niż ten sam model zamontowany cztery metry wyżej. Zmienia się zarówno natężenie padającego światła, jak i wielkość oświetlonej powierzchni.
Dlatego przed wyborem sprzętu warto ustalić:
- wysokość ścian i konstrukcji stoiska,
- możliwe punkty mocowania urządzeń,
- odległość lamp od produktów,
- pozycję ekranów i grafik,
- lokalizację przyłącza elektrycznego,
- czy instalacja ma być widoczna, czy ukryta w zabudowie.
Przyłącze elektryczne jest częścią projektu
Na terenie MTP do zasilania stoisk wykorzystywana jest sieć 230/400 V, 50 Hz. Dla mocy przekraczającej 3 kW wymagane jest zasilanie trójfazowe. MTP przewiduje przyłącza CEE o różnych wartościach, od 16 A aż po większe przyłącza przeznaczone dla bardziej rozbudowanych instalacji.
| Element | Co warto ustalić przed targami? |
|---|---|
| Oświetlenie | Liczbę urządzeń i ich łączny pobór mocy |
| Multimedia | Monitory, telebimy, komputery i sterowanie |
| Urządzenia ekspozycyjne | Maszyny lub produkty wymagające zasilania |
| Zaplecze | Ekspres, lodówkę i pozostałe odbiorniki |
| Przyłącze | Łączną zamawianą moc i rodzaj zasilania |
Liczenie tylko lamp może więc prowadzić do błędnego wyniku. Ten sam obwód lub przyłącze musi obsłużyć także pozostałą technikę stoiska.
Na MTP przyłącza wykonują służby targowe
W aktualnych przepisach MTP zapisano, że organizator zastrzega sobie wyłączność na wykonanie przyłączy elektrycznych do swojej sieci. Samowolne podłączanie instalacji jest niedozwolone.
Wystawca może wykonać własną instalację w obrębie stoiska, ale podlega ona odbiorowi technicznemu, a uruchomienie zasilania następuje po odpowiednim zgłoszeniu. To kolejny argument za przygotowaniem systemu wcześniej – dzień montażowy nie jest najlepszym momentem na ustalanie, jakiego zasilania potrzebuje cała ekspozycja.
Dlaczego wynajem bywa praktyczny przy okazjonalnych targach?
Firma wystawiająca się kilka razy w roku nie zawsze potrzebuje własnego magazynu reflektorów, sterowników, przewodów i elementów montażowych. Sprzęt używany na jednej ekspozycji może też zupełnie nie pasować do kolejnego stoiska.
Wynajem pozwala za każdym razem dobrać urządzenia do konkretnej konstrukcji. Przy niskim stoisku mogą sprawdzić się niewielkie reflektory LED, natomiast przy dużej ekspozycji samochodu lub maszyny potrzebne mogą być urządzenia o innej mocy i optyce.
Dochodzi do tego logistyka. Oprawy trzeba przewieźć, zabezpieczyć, zamontować, podłączyć, sprawdzić, a po wydarzeniu zdemontować i ponownie zapakować. W przypadku większej liczby urządzeń jest to osobne zadanie techniczne, a nie drobny dodatek do budowy stoiska.
Sprzęt zapasowy ma znaczenie bardziej niż w biurze
Jeżeli jedna lampa w biurze przestanie działać, zazwyczaj nie powoduje to większego problemu. Na trzydniowych targach awaria reflektora oświetlającego główny produkt może być widoczna natychmiast.
Z tego powodu instalacja eventowa powinna być projektowana tak, aby można było szybko diagnozować i wymieniać elementy. Znaczenie ma dostęp do przewodów, zasilaczy i urządzeń, a także możliwość wprowadzenia zmian już po pierwszym uruchomieniu systemu.
Montaż światła najlepiej wykonać przed ustawieniem całej ekspozycji
Kolejność prac jest ważna. Reflektory zamontowane wysoko na konstrukcji znacznie łatwiej ustawić przed pojawieniem się ciężkich maszyn, gablot czy mebli. Po uruchomieniu warto natomiast dokonać końcowej korekty kierunku światła już przy gotowych produktach.
Dzięki temu można zobaczyć realne cienie, odbicia w ekranach i połyskujących materiałach oraz sprawdzić widoczność logo z głównego ciągu komunikacyjnego.
Poznańskie targi wymagają myślenia o technice jak o całości
Historia Thomasound sięga 2007 roku, a firma rozwinęła zaplecze obejmujące nie tylko światło LED, reflektory i ruchome głowy, ale również okablowanie, technikę sceniczną oraz rozwiązania multimedialne. Przy targach takie połączenie ma praktyczne znaczenie, ponieważ oświetlenie rzadko funkcjonuje całkowicie niezależnie od pozostałych instalacji.
Najlepszy moment na zaplanowanie wynajmu nie przypada więc dzień przed rozpoczęciem wydarzenia. Im wcześniej znane są projekt stoiska, wysokości, produkty i zapotrzebowanie na energię, tym łatwiej zbudować rozwiązanie, które po montażu wymaga jedynie korekty, zamiast improwizacji na hali.
